Составление первичных бухгалтерских документов

Обработка первичных документов является важным звеном бухгалтерского и налогового учета. Каждое действие организации, связанное с приемом, перемещением, реализацией материальных ценностей, денежных средств и прочее должно найти свое отражение в первичном учетном документе. Об этом прямо говорится в ст. 9 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».Составление первичных документов может быть оформлено в виде бумажного носителя, либо в электронном виде. В последнем случае предприятие обязано иметь электронную цифровую подпись, которой подобные документы заверяются. Любой первичный документ, независимо от того, бумажный он или цифровой, обязан иметь следующие реквизиты:

• Наименование, дата и номер документа;
• Название организации, выдавшей документ. Оно должно полностью соответствовать тому, как записано в уставных документах и ЕГРЮЛ;
• Отражать тот факт хозяйственной или финансовой деятельности предприятия, по поводу которого составлен;
• Включать единицу измерения товара, если речь идет о накладных или счет-фактурах;
• Должны быть проставлены должность и подпись лица, разрешившего сделку, подпись главного бухгалтера. Если речь идет об отгрузке товара или материала, то обязательна подпись кладовщика или лица, отгрузившего. Для всех лиц, подписывающих первичные документы, помимо фамилии и подписи должно быть проставлено основание, если документ подписан не первыми лицами организации.

Отсутствие любого из вышеперечисленных реквизитов будет считаться достаточно грубым нарушением законодательства. Так, если в счет-фактуре отсутствует любой из необходимых реквизитов, то организации, получившей такой документ, налоговая инспекция с полным правом откажет в вычете НДС.

Первичные документы получены. Что дальше?

Все полученные документы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Регистры могут быть, как в бумажном виде, так и в электронном. Каждый первичный документ организация обязана хранить определенный срок, указанный в законодательстве. На основании информации, накопленной и хранящейся в регистрах бухгалтерского учета, сотрудники бухгалтерии делают разноску операций по счетам бухгалтерского учета, формируют бухгалтерскую и налоговую отчетность. Если говорить о первичных документах предприятия или организации и документообороте, связанном с этими документами, то можно выделить ряд процессов:

• Cоздание документа, относимого к первичным. Документ может быть создан, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В последнем случае он обязательно заверяется ЭЦП предприятия;
• поступление первичных документов, созданных сторонними предприятиями или организациями. Обязательна проверка подлинности подписей, стоящих на таких документах и наличия всех необходимых реквизитов;
• разнесение по рабочим счетам бухгалтерского учета;
• распределение полученных документов и данных, содержащихся в них, по регистрам бухучета;
• передача на хранение в архив. Сроки хранения для всех видов первичных документов определены законодательно.

К первичной бухгалтерской документации относятся:

• счет-фактуры и накладные. Это могут документы на отгрузку товара или материала клиенту, на внутреннее перемещение, на отгрузку материала на сторону и прочее;
• акты, подтверждающие выполнение работ сторонней организацией;
• банковские документы, в том числе выписки по расчетным счетам и платежные поручения;
• кассовые документы, в том числе приходные и расходные кассовые ордера;
• документы, подтверждающие покупку материала за наличный расчет, в частности товарные и кассовые чеки.

Если Вы не хотите нанимать дорогостоящего бухгалтера, Вы можете обратиться в юридическую фирму Advice консультант. Наши профессионалы быстро и качественно выполнят обработку всех первичных документов. Вы не будете платить бухгалтеру только за то, что он есть. В наши тарифы включается стоимость только реально выполненных работ.

Если у Вас есть сомнения, что Ваши бухгалтерские работники правильно разносят первичные документы по регистрам бухгалтерского учета, обратитесь в юридическую фирму Advice консультант. Мы не будем выполнять работу Вашей бухгалтерии. Мы только проконтролируем правильность обработки первичных документов. Если будут обнаружены ошибки, то мы подскажем, как их исправить и не допускать впредь.